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Les formalités à accomplir en cas de transfert du siège social

Lorsqu’une société déménage son siège, elle doit effectuer de multiples procédures. Certaines de ces tâches sont internes (prise de décision, rédaction d’un procès-verbal et modification des statuts) tandis que d’autres nécessitent le recours à des prestataires externes (publication dans un journal d’annonces légales et inscription auprès du greffe du tribunal de commerce). Voici une synthèse des démarches à réaliser lors d’un déplacement du siège social, comportant notamment un récapitulatif.

Procédures à suivre pour le transfert du siège social

Afin que le transfert soit effectif, une société doit d’abord décider de le changer, ce qui se matérialise par écrit dans un procédé verbal signé par le représentant légal et inscrit dans un registre spécial.

La décision est prise :

  • Par les actionnaires de SARL ou par l’associé unique d’EURL (sauf si les statuts autorisent le gérant à prendre cette décision, sous réserve de la faire ratifier par les associés ultérieurement) ;
  • Par l’organe désigné dans les statuts de SAS ou de SASU (il peut s’agir des associés, du président, d’un comité particulier…) ;
  • Ou par les membres de sociétés civiles réunis en assemblée générale extraordinaire.

Le transfert de siège social à l’étranger nécessite l’accord unanime des associés puisqu’il entraîne un changement de nationalité.

De plus, le changement du siège social implique une révision des statuts. Ainsi, une fois la décision prise, il convient de modifier la clause en question. Lorsque la société change de département, elle doit établir une liste des sièges sociaux précédemment occupés.

Obligations légales relatives à la notification du transfert du siège social

Une fois qu’il a été décidé de changer de siège social pour une société, il est indispensable de prévenir tous les individus susceptibles d’être concernés par cette information. La loi impose de publier une annonce dans un journal d’annonces légales (JAL) dans un délai d’un mois.

L’annonce de transfert de siège social doit contenir des informations spécifiques, par exemple :

  • Les caractéristiques de la société (nature juridique, dénomination sociale, capital social, numéro SIREN…),
  • L’ancien siège social et le nouveau siège social.

Si la société change de circonscription du greffe du tribunal de commerce :

  • Deux annonces légales doivent être diffusées : la première dans un JAL couvrant l’ancien département et la seconde dans un JAL couvrant le nouveau département ;
  • L’annonce légale doit également mentionner l’identité du représentant légal de la société (nom, prénom, adresse et qualité).

Ensuite, la société doit remplir et signer un formulaire de demande d’inscription modificative (M2 – Transfert de siège social). Elle doit joindre certaines pièces justificatives et faire parvenir le dossier au centre de formalités des entreprises ou au greffe du tribunal de commerce. L’objectif de cette étape est de notifier le transfert du siège social pour que le nouveau siège apparaisse sur l’extrait Kbis de la société. La demande doit contenir, entre autres :

  • Une copie du procès-verbal,
  • Un exemplaire des statuts mis à jour,
  • La déclaration d’inscription modificative,
  • L’attestation de parution délivrée par le journal d’annonces légales,
  • La liste des sièges sociaux antérieurs (département différent),
  • La photocopie d’un justificatif d’occupation du nouveau local,
  • Un règlement pour les frais de greffe.

Tableau récapitulatif des démarches à effectuer pour un transfert de siège social

Voici un tableau récapitulatif des cinq étapes à suivre pour réaliser les formalités liées à un déménagement du siège social :

Ordre Démarche Courte description Délai
1 Adopter une décision de transfert de siège social Prise d’une décision, par l’organe habilité, dans les conditions requises par la loi ou les statuts et rédaction d’un procès-verbal Point de départ
2 Rectifier les statuts de la société Mise à jour de la clause des statuts concernée par le changement (indication du nouveau siège) Immédiatement
3 Publier une ou deux annonces légales Rédaction d’un avis et son envoi pour publication dans un journal d’annonces légales (deux en cas de changement de ressort) Dans le mois
4 Remplir un formulaire M2 (Cerfa 11682) Remplissage, datation et signature du formulaire de demande d’inscription modificative A compter de la diffusion de l’avis
5 Demander un nouvel extrait Kbis Envoi d’une demande d’inscription modificative au greffe du tribunal de commerce Le plus rapidement possible
 

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Quel est le délai imparti pour effectuer le transfert ?

Réponse :

Le délai imparti pour effectuer le transfert est de 8 jours à compter de l’approbation de l’assemblée générale.

Quels documents doivent être fournis ?

Réponse :

Les documents à fournir sont un extrait K-Bis datant de moins de 3 mois, un acte notarié et la déclaration de transfert du siège social.

Quels sont les démarches à accomplir après le transfert ?

Réponse :

Après le transfert, les démarches à accomplir sont la modification des statuts, la modification des inscriptions au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et la notification aux autorités fiscales et sociales.

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